Opportunités

Travailler au Congrès

Travailler au Congrès

La Fédération des sciences humaines cherche à pourvoir plus de 100 postes contractuels à court terme rémunérés dans le cadre du Congrès des sciences humaines de 2020, qui aura lieu à l’Université Western du 30 mai au 5 juin. 

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Le candidat idéal doit :

  • Avoir beaucoup de disponibilités du 28 mai au 5 juin
  • Être sympathique, dynamique et capable de s’adapter afin de suivre les directives
  • Être autorisé à travailler au Canada
  • Savoir s’exprimer dans les deux langues officielles, soit l’anglais et le français (atout)

En quoi ça consiste?

  • Salaire de 14 $ l’heure payé par la Fédération des sciences humaines
  • Environ 30 heures de travail réparties sur 9 jours (quarts de travail de 4 à 10 heures)
  • Un t-shirt en souvenir du Congrès
  • En dehors des heures de travail, visite de l’Expo du Congrès, participation aux événements ouverts aux congressistes et réseautage avec des professeurs et des chercheurs reconnus
  • Frais de transport payés par les candidats retenus

Calendrier :

  • Les candidatures seront acceptées jusqu’au 6 mars 2020.
  • Les entretiens auront lieu du 23 mars au 1er avril 2020.
  • Les offres d’embauche contractuelle officielles seront envoyées à la mi-avril.
  • Les candidats retenus devront assister à une séance d’orientation obligatoire (rémunérée) le 28 mai 2020.

Des questions? Communiquez avec la Fédération à workatcongress@ideas-idees.ca.

 

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Les postes à pourvoir se divisent en trois catégories :

  • Préposés au service à la clientèle
  • Adjoints à la logistique
  • Adjoints aux communications

Préposés au service à la clientèle (67 postes)

Les préposés au service à la clientèle interagissent avec les congressistes et le grand public. Ils s’occupent des inscriptions et des transactions, répondent aux questions et aident les participants à s’orienter. Ils assument diverses responsabilités selon les besoins, parfois au cours d’un même quart de travail : inscription, comptoir d’information, associations, exposants et tables d’accueil.

Les préposés responsables de l’inscription (20 postes) doivent notamment :
  • veiller à ce que les trousses d’inscription soient récupérées rapidement et efficacement;
  • utiliser une base de données en ligne et effectuer les transactions par carte de crédit;
  • imprimer les porte-nom et distribuer les sacs du congressiste;
  • surveiller la file d’attente des inscriptions et prêter main-forte au comptoir d’inscription;
  • pouvoir soulever de lourdes boîtes (de 2,25 à 20 kg) afin de regarnir les stocks de porte-nom et de sacs du congressiste à chaque station.

Les préposés responsables du comptoir d’information (8 postes) doivent notamment :

  • aider les congressistes à s’orienter et à répondre à leurs questions sur les événements ouverts;
  • veiller à l’entreposage des bagages durant le jour;
  • aider les congressistes ayant des besoins particuliers;
  • répondre aux demandes des exposants;
  • prêter main-forte dans le cadre de toute autre tâche et servir de messagers au besoin.

Les préposés responsables de l’Expo (7 postes) doivent notamment :

  • aider à l’installation et au démontage du kiosque;
  • renseigner les congressistes selon les directives de l’exposant;
  • aider l’exposant à faire des ventes ou à prendre les commandes à l’aide d’un système de point de vente;
  • regarnir les stocks de produits ou de matériel promotionnel du kiosque;
  • remplacer l’exposant en son absence.

Les préposés responsables des associations (20 postes) doivent notamment :

  • occuper les tables d’accueil des associations;
  • renseigner les congressistes sur les réunions et les événements organisés par l’association;
  • distribuer les programmes, publications, dépliants et brochures de l’association;
  • aider à préparer une salle ou à y faire des changements au besoin.

Les préposés responsables des tables d’accueil (12 postes) doivent notamment :

  • aider une association à accueillir les congressistes et à distribuer du matériel de conférence;
  • compter les participants à une conférence de l’association;
  • veiller à ce que tous les congressistes aient récupéré leur porte-nom officiel du Congrès;
  • distribuer les dépliants du Congrès et d’autres documents promotionnels.

Critères de sélection : Bonnes aptitudes interpersonnelles; excellentes compétences en communication; capacité à utiliser un ordinateur; expérience en vente au détail (atout); habileté à s’exprimer en français (atout). Il se peut qu’on demande aux préposés de soulever de lourdes boîtes (de 2,25 à 20 kg).


Adjoints à la logistique (33 postes)

Les adjoints à la logistique offrent un soutien administratif et opérationnel afin d’assurer le bon déroulement du Congrès et des événements connexes. Ils collaborent avec le personnel de la Fédération et de l’université, avec les organisateurs des associations et avec d’autres adjoints à la logistique afin de classer les questions et les problèmes relatifs à la prestation des services événementiels. Ils assument diverses responsabilités (répartition, montage des stations de surveillance et événements), parfois au cours d’un même quart de travail, selon les besoins.

Les adjoints responsables de la répartition (10 postes) doivent notamment :

  • surveiller les communications téléphoniques et radio reçues des surveillants de secteur et y répondre;
  • classer les problèmes et les questions par sujet (service de traiteur, système audiovisuel, mobilier, etc.) pour les transmettre au service approprié;
  • utiliser des logiciels en ligne et des documents Microsoft pour vérifier les demandes des associations;
  • consigner les problèmes et leur résolution dans des rapports;
  • assurer le suivi des changements de salle et des mises à jour connexes aux fins de diffusion;
  • prêter main-forte dans le cadre de toute autre tâche et servir de messagers au besoin.

Les adjoints responsables des événements (3 postes) doivent notamment :

  • aider le personnel de la Fédération dans les tâches quotidiennes d’installation, de démontage et de coordination de divers événements, dont Voir grand, la Foire aux carrières et les activités de l’Expo;
  • communiquer, à l’aide d’un émetteur-récepteur, avec l’équipe de la répartition pour régler d’éventuels problèmes sur place;
  • superviser les changements touchant l’affichage;
  • aider les conférenciers à ouvrir leurs présentations PowerPoint sur les ordinateurs;
  • compter les participants au besoin.

Les surveillants de secteur (20 postes) doivent notamment :

  • superviser les stations de soutien pour les associations dans un secteur attitré sur le campus;
  • aider les organisateurs des associations à répondre aux questions ou à résoudre les problèmes relatifs aux salles de conférence (traiteur, système audiovisuel, mobilier, etc.);
  • faire le tour du secteur attitré une fois l’heure pour prendre connaissance des besoins des associations;
  • communiquer, à l’aide d’un émetteur-récepteur, avec l’équipe de la répartition pour régler d’éventuels problèmes sur place;
  • compter les participants lors des événements spéciaux, au besoin.

Critères de sélection : Bonnes aptitudes interpersonnelles; capacité à travailler dans l’urgence; excellentes compétences en résolution de problèmes; solides compétences en informatique; capacité à s’exprimer clairement pour être bien compris dans l’émetteur-récepteur; habileté à s’exprimer en français (atout).

 

Adjoints aux communications (5 postes)

Les adjoints aux communications travaillent dans la salle des médias du Congrès. Ils aident le personnel des communications de la Fédération à faire la promotion des travaux de recherche présentés au Congrès, ainsi qu’à immortaliser et enregistrer des contenus. On compte trois types d’adjoints aux communications : gazouilleur, photographe amateur et adjoint à la salle des médias.

Les gazouilleurs (3 postes) doivent notamment :
  • assister attentivement aux événements qui leur sont assignés par la Fédération;
  • publier sur Twitter des remarques respectueuses et pertinentes sur le contenu des séances;
  • publier sur Twitter des citations exactes et dignes d’intérêt issues des séances;
  • publier sur Twitter des photos des séances, des salles et des conférenciers;
  • utiliser les mots-clics et les pseudonymes recommandés par la Fédération;
  • relayer régulièrement les gazouillis de la Fédération durant les quarts de travail.
Critères de sélection : Excellente connaissance des médias sociaux; expérience de Twitter; compétences rédactionnelles en anglais ou en français (idéalement les deux); capacité à travailler rapidement tout en faisant preuve de créativité, d’autonomie et de jugement.

Équipement : Les candidats doivent posséder un téléphone capable de se connecter au réseau Wi-Fi et un compte Twitter actif.

Le photographe amateur (1 poste) doit notamment :

  • prendre des photos en suivant la liste de plans fournie par la Fédération;
  • accompagner un photographe professionnel qui prend des photos demandées par la Fédération pendant 10 à 12 heures, et l’aider au besoin;
  • demander aux personnes photographiées, si elles sont trois ou moins à apparaître sur un même cliché, la permission de publier la photo, et leur faire signer un formulaire de consentement;
  • supprimer quotidiennement les doublons et les mauvaises photos;
  • téléverser les fichiers dans le dossier consacré à chaque événement sur un service de stockage en ligne ou sur un disque dur externe fourni par la Fédération, et ce, à la fin de chaque journée de travail.

Critères de sélection : Expérience de la photographie d’action impliquant des personnes, des foules et des lieux achalandés; capacité à se déplacer avec assurance dans une salle pour prendre de bonnes photos et immortaliser des expressions et des angles intéressants; facilité à parler à des inconnus pour leur demander leur consentement ou les inviter à se tenir d’une certaine façon, ou encore à prendre la pose dans un endroit donné.

Équipement : Le candidat retenu doit absolument posséder un appareil photo reflex numérique, ainsi que les câbles nécessaires pour téléverser les photos sur un ordinateur dans la salle des médias.

Exigence : Fournir un portfolio numérique qui témoigne de l’expérience demandée.

Remarque : Toutes les photos prises dans le cadre de ce mandat appartiennent exclusivement à la Fédération. Leur utilisation sur toute autre plateforme que celles de la Fédération (portfolio, site web, etc.) nécessite la permission écrite expresse d’un membre de la haute direction.

L’adjoint à la salle des médias (1 poste) doit notamment :
  • répondre aux demandes des médias par téléphone, par courriel ou en personne selon les directives du personnel de la Fédération;
  • aider à joindre les chercheurs sur place (par courriel ou par téléphone) afin d’organiser des entrevues à l’aide d’un outil de planification en ligne;
  • accompagner les membres des médias sur le campus lorsqu’ils cherchent à localiser une séance ou un chercheur en particulier;
  • être en mesure de proposer des sujets en lien avec la programmation du Congrès aux membres des médias qui se présentent sans rendez-vous, et ce, en fonction de leurs champs d’intérêt et de leurs disponibilités; 
  • surveiller la salle des médias et la salle d’entrevues de manière autonome lorsque le personnel de la Fédération responsable des médias n’est pas disponible ou doit s’absenter brièvement.

Critères de sélection : Capacité à échanger de manière professionnelle avec les membres des médias; solides aptitudes communicationnelles et capacité à faire des recherches en ligne rapidement; expérience dans des postes administratifs ou en service à la clientèle (de préférence); expérience de Twitter et habileté à s’exprimer en français (atouts).